Manual Certificado Digital

Objetivo

Alcance

• Facturación Electrónica
• Nómina Electrónica
• Configuraciones Multiempresa

Que es un certificado digital

El certificado digital es un archivo de seguridad que identifica a la empresa y permite que Odoo firme electrónicamente las facturas antes de enviarlas a la DIAN.

Puede compararse con la firma de un representante legal en un documento físico: confirma que la información proviene de la empresa y que no ha sido modificada.

Generalmente este certificado es entregado por una entidad certificadora en un archivo con extensión .P12 o .PFX, protegido mediante una contraseña.

Por que es importante actualizarlo

El certificado tiene una fecha de vencimiento.

Cuando vence, Odoo ya no puede firmar los documentos electrónicos y la DIAN rechazará automáticamente las nuevas facturas o documentos de nómina.

Actualizar el certificado antes de su vencimiento evita interrupciones en la operación de la empresa.

Algunas señales de que el certificado requiere actualización son:

• Las facturas presentan errores al enviarse a la DIAN.
• Los documentos quedan pendientes o rechazados.
• El campo Certificado Válido aparece desmarcado.
• La fecha de vigencia ya expiró o está próxima a vencer.

Requisitos antes de comenzar

✔ Archivo del certificado (.P12 o .PFX).

✔ Contraseña o PIN del certificado.

✔ Acceso como Administrador en Odoo.

✔ Un certificado vigente emitido por la entidad certificadora.

Con esta información podrá realizar todo el procedimiento sin necesidad de herramientas adicionales.

Identifique su escenario

Manos a la Obra Paso a Paso

1. Debe configurarse la información de la empresa

2. 1. Ve a la aplicación Contactos y busca tu empresa o;

   2. Ve a la aplicación Ajustes , activa el modo desarrollador y, en la sección Empresas , haz clic en Actualizar información . A continuación, en el campo Contacto , haz clic en el nombre de la empresa.

3. Configura la siguiente información:

4. 1. Nombre de empresa .

   2. Dirección : Incluya ciudad , departamento y código postal .

   3. Número de Identificación : Seleccione el Tipo de Identificación ( NIT , Cédula de Ciudadanía , Registro Civil , etc.). Cuando el Tipo de Identificación sea NIT , el Número de Identificación debe tener el dígito de verificación al final del ID precedido por un guion ( -).

5. Vaya a la pestaña Ventas y Compras y configure la Información Fiscal :

6. 1. Obligaciones y Responsabilidades : Seleccione la responsabilidad fiscal de la empresa. ( O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Régimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

   2. Gran Contribuyente : Si la empresa es Gran Contribuyente , habilite esta opción.

   3. Régimen fiscal : Seleccione el nombre del tributo para la empresa ( IVA , INC , IVA e INC o No aplica )

   4. Nombre comercial : Si la empresa utiliza un nombre comercial específico y este debe aparecer en la factura.

Credenciales de facturación electrónica y entorno DIAN

1. Seleccione DIAN: Servicio gratuito como proveedor de facturación electrónica .

2. Configure los modos de operación para los respectivos tipos de documentos ( facturas electrónicas o documentos de soporte ) que se generarán desde Odoo. Haga clic en Agregar una línea y luego complete los campos:                            

3. 1. Modo de software : el tipo de documento que se generará con el modo de funcionamiento.

   2. ID de software : el ID generado por DIAN para el modo de operación específico.

   3. PIN del software : el PIN seleccionado en la configuración del modo de funcionamiento en el portal DIAN .

   4. ID de prueba : el ID de prueba generado por DIAN y obtenido después de probar el modo de operación.

4. Configure los certificados disponibles para firmar los documentos electrónicos. Haga clic en Agregar una línea y, a continuación, complete los campos:

5. 1. Nombre : el nombre del certificado.

   2. Certificado : cargue el archivo de certificado en formato PEM. En el campo Clave privada que aparece en pantalla, seleccione una clave privada existente o cree una nueva. Para ello, introduzca un nombre para la clave y seleccione Crear y editar . A continuación, en el asistente Crear clave privada , cargue un archivo de clave válido y haga clic en Guardar y cerrar .

• • • Modo de prueba de DIAN: Este entorno está diseñado para facilitar la evaluación de flujos de trabajo de facturación electrónica utilizando un certificado digital de prueba. Los archivos generados son aceptados automáticamente y no se envían a ningún entorno de DIAN. Se pueden realizar todas las validaciones internas necesarias. Para habilitar esta función, seleccione la opción «Modo de prueba de DIAN».
      

    • Entorno de certificación: Este entorno es esencial para completar el proceso de certificación ante la DIAN y lograr el estado de "Habilitado" para la emisión de facturas desde Odoo. Para su activación, asegúrese de seleccionar las opciones "Entorno de prueba" y "Activar el proceso de certificación". .

    • Entorno de prueba : Este entorno permite reproducir los flujos de facturación electrónica y las validaciones en el portal de pruebas de DIAN . Para activarlo, marque únicamente la casilla de verificación «Entorno de prueba» .

    • Entorno de producción : Este entorno permite generar documentos electrónicos válidos. Para activarlo, desactive las casillas de verificación "Entorno de prueba" y " Activar el proceso de certificación" .

Habilitación automática de DIAN

1. Habilite la casilla de verificación Entorno de prueba .

2. Active la casilla de verificación "Activar proceso de certificación" .

3. Ingrese el número de documentos solicitados por la DIAN para cada tipo de documento.

4. Haga clic en Iniciar proceso de certificación y, a continuación, en Guardar .

Una vez que el proceso se haya completado, haga clic en Abrir para revisar los documentos generados y verificar el estado de validación de cada uno en la pestaña correspondiente a la DIAN..

Datos Maestros

Contactos

Configure los siguientes campos en el formulario de contacto :

• Número de identificación (IVA): Seleccione el tipo de número de identificación e ingrese el número de identificación. Si el tipo de número de identificación es NIT , el número de identificación debe incluir el dígito de verificación al final, precedido por un guion ( -).

• Campos de información fiscal en la pestaña Ventas y compras 

Productos

Impuestos

Diarios de ventas

• Facturación electrónica : habilitar UBL 2.1 (Colombia).

• Resolución de facturación : número de resolución emitido por DIAN a la empresa a través de su equipo de prueba.

• Fecha de la resolución : fecha de entrada en vigor inicial de la resolución.

• Fecha de finalización de la resolución : fecha en que finaliza la vigencia de la resolución.

• Rango de numeración (mínimo) : primer número de factura autorizado.

• Rango de numeración (máximo) : último número de factura autorizado.

• Clave técnica : clave de control recibida del conjunto de pruebas del portal DIAN o de su servicio web en el caso del entorno de producción.

Una vez que la base de datos esté debidamente configurada para el entorno de producción, en lugar de ingresar estos campos de forma manual, le recomendamos hacer clic en el botón de Recargar configuración de DIAN para obtener automáticamente la información de resolución de DIAN a través del servicio web correspondiente.

Flujos de trabajo principales

facturas electrónicas

A continuación se detalla el flujo de trabajo principal para las facturas electrónicas con la localización colombiana:

1. El usuario crea una factura.

2. Odoo genera el archivo XML legal.

3. Odoo genera el CUFE (Código Electrónico de Factura) con la firma electrónica.

4. Odoo envía una notificación a DIAN.

5. DIAN valida la factura.

6. DIAN acepta o rechaza la factura.

7. Odoo genera la factura en formato PDF con un código QR.

8. Odoo comprime el documento adjunto (que contiene el archivo XML enviado y la respuesta de validación de DIAN) y el PDF fiscalmente válido en un solo .ziparchivo.

9. El usuario envía la factura ( .ziparchivo) a través de Odoo al adquirente.

Envío de facturas electrónicas

• Se crea el documento XML.

• Se genera el CUFE.

• El XML es procesado de forma síncrona por DIAN .

• Si se acepta, el archivo se muestra en el chat y se envía un correo electrónico al cliente con el .ziparchivo correspondiente.

La pestaña DIAN muestra lo siguiente:

• Fecha de firma : marca de tiempo registrada de la creación del XML.

• Estado : Resultado del estado obtenido en la respuesta de DIAN . Si la factura fue rechazada, aquí podrá ver los mensajes de error.

• Entorno de prueba : Para saber si el documento enviado se entregó al entorno de prueba de DIAN .

• Proceso de certificación : Para saber si el documento fue enviado como parte del proceso de certificación con la DIAN .

• Descargar : Para descargar el archivo XML enviado, incluso si el resultado de DIAN fue rechazado.

• Obtener documento adjunto : Para descargar el archivo de documento adjunto generado e incluido en el .ziparchivo entregado al cliente.

• Un archivo con extensión .p12 o .pfx (a veces dentro de un .zip que debe descomprimir).
• Un PIN o contraseña para abrir ese archivo, generalmente enviado en un correo aparte por seguridad.

Guarde ambos datos en un lugar seguro antes de continuar.

• Inicie sesión en Odoo con un usuario que tenga permisos de Administrador.
• Vaya a Ajustes (ícono de engranaje, usualmente en la esquina superior derecha).
• Busque la sección "Empresas" o "Compañías" y haga clic en el nombre de su empresa (o de la sucursal que va a actualizar).
• Busque la pestaña o sección llamada "Certificado Digital" o "Configuración DIAN".

• En el campo "Archivo del certificado (.p12/.pfx)", haga clic en el ícono de editar/subir y seleccione el archivo nuevo que le envió el proveedor.
• En el campo "Clave del certificado P12", borre la contraseña anterior (si aparece) y escriba el PIN nuevo exactamente como se lo enviaron (mayúsculas, símbolos y todo).
•  Guarde los cambios (botón de guardar, usualmente una nube o un ícono de check).

• Después de guardar, recargue la página (F5).
• Confirme que el campo "Certificado Válido" aparece marcado.
• Confirme que el campo "Válido Hasta" muestra la nueva fecha de vencimiento (normalmente 1 año adelante).
• Confirme que el campo "Nombre del Sujeto (CN)" muestra el nombre correcto de su empresa

• Desde la misma ficha de la empresa (Ajustes → Empresas → [su empresa]), busque una sección o pestaña relacionada con "Nómina Electrónica" o "Configuración de Nómina DIAN".
• Repita el mismo proceso: cargue el archivo .p12 y escriba el PIN en los campos correspondientes de esa sección.
• Guarde los cambios.

• Vaya a Ajustes → Usuarios y Compañías → Compañías, y liste todas las sucursales/tiendas registradas.
• Para CADA una, repita el Paso 2 y Paso 3 de la Sección 3 (y la Sección 4 si aplica nómina).
• Al final, revise una por una que todas muestren "Certificado Válido" — puede llevar un control simple en una hoja de cálculo con el nombre de cada sucursal y una marca de verificación

Solución a problemas  comunes