Manual de Configuración de Bancos y Generación de Archivo Plano para Dispersión Bancaria

1. Configuración del Banco

El primer paso consiste en crear o validar la configuración del banco en el sistema.

• Ingresa al módulo de Contactos (asegúrate de contar con permisos de creación y configuración).
• Dirígete a Configuración → Bancos.
• Verifica si el banco ya se encuentra creado:
• • Si ya existe, ingresa al registro para validarlo o ajustarlo.
  • Si no existe, haz clic en Nuevo para crearlo.
• Diligencia la información solicitada por el sistema.

Importante: valida con tu entidad bancaria el código de identificación bancaria, ya que este es clave para evitar errores al cargar el archivo de dispersión.

• Una vez finalices, haz clic en Guardar (icono de nube en la parte superior izquierda).

2. Configuración del Diario Bancario

Este paso permite definir desde qué cuenta se realizará la dispersión de pagos.

• Ingresa al módulo de Contabilidad.
• Dirígete a Configuración → Diarios.
• Selecciona el diario de tipo Banco que vas a utilizar.
• Configura los siguientes campos:
• • Es dispersor de nómina:
    Activa esta opción si el diario será utilizado para pagos de nómina.

Si no está marcado, el diario no aparecerá en la configuración del empleado.

• • Tipo de plano:
    Selecciona el tipo de archivo plano que se generará, según los requerimientos de tu entidad bancaria.
• Guarda los cambios.

3. Configuración de la Cuenta Bancaria en el Empleado

Ahora debes asociar la cuenta bancaria de cada empleado.

• Ingresa al contacto del empleado.
• Ve a la pestaña Contabilidad.
• En la sección Cuentas bancarias (Bank Accounts), haz clic en Agregar línea.

• Completa la siguiente información:
• • Banco: Selecciona el banco configurado en el paso 1.
  • Tipo de cuenta: Ahorros o corriente.
  • Número de cuenta: Número de cuenta del empleado.
  • Cuenta dispersora bancaria: Banco desde el cual se realizará el pago.
  • Es principal: Activa esta opción para indicar que esta es la cuenta donde se realizará el pago.
• Guarda los cambios.

4. Generación del Archivo Plano para Dispersión Bancaria

Importante: Antes de realizar este proceso, debes haber ejecutado la nómina, tenerla contabilizada y en estado “Listo”.

Paso a paso:

• Ingresa al módulo de Nómina.
• Ve a Recibos de nómina → Archivo Plano de pago.
• Haz clic en Nuevo.

Diligencia los siguientes campos:

• Tipo de pago:
  Selecciona Pago Nómina.
• Tipo de dispersión:
• • Cuenta de dispersión por contacto:
    Se utiliza cuando manejas varios bancos. El sistema generará archivos separados según el banco de cada empleado.
    Ejemplo: si 6 empleados son de Bancolombia y 4 de Davivienda, se generarán dos archivos independientes.
  • Global:
    Genera un único archivo plano sin diferenciar bancos.
  • Separado por empleado:
    Genera un archivo individual por cada empleado.
• Origen de la información:
• • Por lote: Selecciona los lotes de nómina a pagar.
  • Por liquidaciones: Selecciona manualmente las liquidaciones.
  • Por rango de fechas: Incluye todas las liquidaciones no pagadas dentro del rango definido.

Generación del archivo

• Una vez completes la información, haz clic en Generar.
• El resultado dependerá de la configuración seleccionada.
• Finalmente:
• • Verifica la información generada.
  • Exporta el archivo en formato TXT para cargarlo en la plataforma bancaria.